Dieser Artikel beschreibt, wie Sie eine Lektion in der Anwendung „Lessons Learned“ basierend auf Bitrix 24 von Novus-HCM hinzufügen.
Durch Anklicken des Elements
Sie können eine Karte zum Hinzufügen von Lektionen öffnen. Sie ist für jeden Mitarbeiter gleich und wird wie folgt angezeigt:
Die Karte enthält folgende Felder:
- Zurück zur Unterrichtsliste (Änderungen nicht gespeichert), führt zur Startseite der App.
WARNUNG! Bitte beachten Sie, dass Sie durch Klicken auf „Zurück“ in Ihrem Browser die App verlassen und zu Ihrem Bitrix24 zurückkehren, aber nicht zur vorherigen Seite der App.
- Feld „Unterrichtsname“. Bitte geben Sie den Namen in einer Form an, die später leicht zu finden ist. Vermeiden Sie Buchstaben und Zahlen (z. B. „Lektion A21“)
- Kategorie und Unterkategorie der Lektion. Kategorien und Unterkategorien werden vom App-Moderator in den App-Einstellungen festgelegt.
Dieses Feld kann nur dann auf der Lektionskarte angezeigt werden, wenn Kategorien und Unterkategorien vom Moderator über die App-Einstellungen festgelegt wurden.
Jede Kategorie kann mit einem Koordinationsmodus eingestellt oder mit Mitarbeitern ergänzt werden, die den Unterricht koordinieren sollen. Koordinationsmodi können in den App-Einstellungen ausgewählt werden (siehe Abschnitt App-Einstellungen).
Wenn eine Kategorie ohne festgelegte Koordinationsmodi oder hinzugefügte Mitarbeiter ausgewählt wird, passiert nichts, und ein Mitarbeiter sollte Koordinatoren hinzufügen und manuell genehmigen.
Wenn eine Kategorie mit einem Koordinationsmodus festgelegt ist, wird eine Popup-Benachrichtigung für eine Modusauswahl angezeigt.
Wenn Sie „Von mir ernannt“ auswählen, sollte ein Mitarbeiter die Koordinatoren und den Genehmiger manuell auf der Karte zum Hinzufügen von Lektionen hinzufügen.
Wenn „Koordinierungsmodus hinzufügen“ ausgewählt wird, werden die Mitarbeiter, die vom Moderator beim Einrichten der App hinzugefügt wurden, automatisch der Karte zum Hinzufügen von Lektionen hinzugefügt (nämlich dem Kartenabschnitt, der zum Hinzufügen von Koordinatoren und einem Genehmiger vorgesehen ist).
- Feld „Was erwartet wurde“ Hier ist zu beschreiben, was gemäß dem normalen Geschäftsverlauf geplant oder erwartet wurde.
- Feld „Was ist eigentlich passiert“ Hier soll beschrieben werden, was tatsächlich passiert ist, was die Abweichung von einem geplanten Ergebnis war.
- Feld „Ursachen“.
Einer der Schlüsselblöcke. Mit der Auswahl einer der vorgegebenen Ursachen nach dem Lean-Production-Konzept. Sie können auch die Option „Andere“ auswählen und Ihre Ursache in das leere Feld eingeben. Um die Ursache zu identifizieren, empfehlen wir die Anwendung der „5 Whys“-Technik. Bitte beachten Sie, dass die Ursache in der Regel im Bereich der Prozesse bzw. Systeme liegen sollte. Mitarbeiter nennen die Ursachen oft in fehlenden Ressourcen, einschließlich Geld, Arbeitskräften, Zeit usw. Bevor das Problem durch zusätzliche Ressourcen gelöst wird, müssen die vorhandenen Ressourcen maximal optimiert werden.
Der App-Moderator kann die voreingestellten Ursachen in den App-Einstellungen bearbeiten.
- Feld „Unterricht“. Solange die Lesson Learned nicht in die Praxis umgesetzt wird (d. h. solange keine Änderungen auf Basis der Lesson Learned erfolgen), sollte eine Lesson Learned aus einem ähnlichen Unternehmen/Projekt berücksichtigt werden. Dieses Feld soll alles beschreiben, was bei der Durchführung ähnlicher Tätigkeiten beachtet werden sollte, um nicht denselben Fehler zu machen.
- Feld „Vorgeschlagene Verbesserungen“. Hier werden vorgeschlagene Verbesserungen beschrieben. Basierend auf diesen Vorschlägen werden Aufgaben zur Umsetzung der Verbesserungen gebildet. Bitte beachten Sie, dass ein Mitarbeiter insbesondere bei funktionsübergreifenden Prozessen möglicherweise nicht den Überblick behält. Daher müssen die richtigen Mitarbeiter als Koordinatoren eingesetzt werden.
Um mehrere Aufgaben hinzuzufügen, klicken Sie auf das Plus-Symbol. Um die vorgeschlagene Verbesserung zu löschen, klicken Sie auf das „X“-Symbol.
Folgenabschätzung.
Diese Schätzung ist lediglich vorläufig.
Der App-Moderator kann die voreingestellten Konsequenzen in den App-Einstellungen bearbeiten.
- In diesem Feld werden die Dokumente oder gegebenenfalls andere Medien angegeben, in denen zusätzliche Informationen zu dem Vorfall, dem Prozess, dem System, dem Projekt usw. zu finden sind.
- hier werden gegebenenfalls Dokumente oder andere Medien angegeben, auf denen Sie zusätzliche Informationen über die Situation, den Prozess, das System, das Projekt usw. erhalten können.
- Mitarbeiter, die für weitere Informationen zum Unterricht kontaktiert werden können.
- Hier können Sie alle relevanten Dateien an die Lektion anhängen.
- In diesem Abschnitt werden der Unterrichtseinheit Koordinatoren und Genehmiger zugewiesen. Sie können beliebige Mitarbeiter auswählen.
Die Koordinationsstufe ist unterrichtsabhängig. Wird ein Unterricht von einem Kollektivgremium genehmigt, können sie als Koordinatoren und der Vorsitzende des Gremiums als Genehmiger eingesetzt werden. Weitere Einzelheiten finden Sie im Abschnitt App-Rollen.
Sie können einen gleichzeitigen oder sequentiellen Koordinationsmodus auswählen. Bei gleichzeitiger Koordination wird der Unterricht zur Koordination an alle Mitarbeiter gesendet. Bei Auswahl der sequentiellen Koordination wird der Unterricht in der Reihenfolge koordiniert, die durch die Position eines Mitarbeiters auf der Koordinationsliste definiert ist.
Wenn eine Kategorie / Unterkategorie mit einer festgelegten Gruppe von Koordinatoren ausgewählt wird, werden diese Koordinatoren automatisch hinzugefügt, wenn eine relevante Kategorie / Unterkategorie ausgewählt wird.
Außerdem haben Sie die Möglichkeit, automatisch hinzugefügte Mitarbeiter zu löschen und andere Mitarbeiter hinzuzufügen sowie die Reihenfolge der Mitarbeiter zu ändern, wenn der sequenzielle Koordinationsmodus ausgewählt ist.
Beim Hinzufügen einer Lektion zur Koordination erhält ein Mitarbeiter sowohl in Bitrix24 als auch im Nachrichten-Feed eine Benachrichtigung (Glockensymbol), wenn der Mitarbeiter als Koordinator oder Genehmiger ausgewählt wird.
- Tags sind Schlüsselwörter, die zum Suchen und Filtern von Lektionen verwendet werden können.
- aktive Elemente.
"Speichern" - Schaltfläche für Moderatoren, die die Lektion in jeder Phase ihrer Bearbeitung bearbeiten können. Die Phase wird nicht geändert, wenn Sie diese Schaltfläche zum Speichern verwenden. Wenn die Phase beispielsweise "In Genehmigung" ist, wird derselbe Status nach der Bearbeitung beibehalten. während die Schaltfläche „Entwurf speichern“ die Stufe auf die Ausgangsstufe zurücksetzt und Koordinationsmarkierungen deaktiviert werden. Die Inhalte der Lektion, einschließlich der Koordinatoren und der Genehmigenden, bleiben in beiden Fällen erhalten.
Wenn Sie auf die Schaltfläche „Entwurf speichern“ klicken, wird die Lektion als Entwurf gespeichert, ohne zur Koordination gesendet zu werden. Es ist für seinen Autor verfügbar, wenn er auf der Homepage der App auf „Meine Lektionen“ klickt, sowie in der allgemeinen Liste der Lektionen.
Wenn Sie auf die Schaltfläche „Zur Koordination hinzufügen“ klicken, wird die Lektion zur Koordination an die Mitarbeiter gesendet, die vom Autor der Lektion hinzugefügt wurden. Die Lektion wird gleichzeitig an alle Koordinatoren gesendet.
Wenn Sie auf die Schaltfläche „Rückgängig“ klicken, wird die Lektion nicht erstellt. Wenn die Lektion bereits erstellt wurde, macht die Schaltfläche die letzten Änderungen rückgängig.
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